หลักการและเหตุผล
เลขานุการ คือบุคคลสำคัญในการประสานงานระหว่างผู้บริหารและคนอื่น ๆ ทั้งภายในและภายนอกองค์กร เป็นผู้ช่วยให้งานของผู้บริหารดำเนินไปโดยเร็วประสบผลสำเร็จตามที่มุ่งหวัง เป็นผู้สร้างสัมพันธ์ภาพอันดีในองค์กร เป็นสื่อกลางระหว่างผู้บริหารกับผู้มาติดต่อ เป็นภาพลักษณ์ขององค์การและผู้บริหารจะต้องเป็นผู้ที่มีความรู้ความสามารถในการปฏิบัติงานด้านเลขานุการเป็นอย่างดี ทั้งงานในหน้าที่และงานที่ได้รับมอบหมาย และรู้จักใช้ดุลยพินิจพิจารณาว่างานใดควรทำงานใดไม่ควรทำ ลำดับคามสำคัญของงานภายในขอบข่ายอำนาจหน้าที่ของตน โดยไม่ไปก้าวก่ายงานในหน้าที่ของผู้อื่น
การดำเนินงานในปัจจุบันนี้ ไม่ว่าจะเป็นวงการธุรกิจ หรือหน่วยงานราชการ ซึ่งเราเรียกว่ายุคโลกาภิวัฒน์ หรือยุคไฮเทค หรือยุคข้อมูลข่าสาร หรือยุคไอที และเทคโนโลยีมีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว และตลอดเวลา จึงทำให้ผู้บริหารต้องปรับเปลี่ยนกลยุทธ์รูปแบบใหม่ในการปฏิบัติงานเหนือคู่แข่งขัน ดังนั้น เลขานุการบริหาร หรือผู้ช่วยผู้บริหารจึงมีความสำคัญต่อผู้บริหารเป็นอย่างมาก และเป็นบุคคลที่ใกล้ชิดผู้บริหารและได้รับความไว้วางใจจากผู้บริหารเป็นอย่างมาก ฉะนั้น เลขานุการบริหาร จึงเป็นผู้พร้อมที่จะรับบทบาท ความรับผิดชอบที่เพิ่มขึ้นอย่างเต็มกำลัง ปฏิบัติงานไเต็มศักยภาพตามที่ผู้บริหารและองค์การคาดหวัง จึงมอบหมายให้ปฏิบัติงานในเรื่องสำคัญ ๆ เช่น วางแผนงานเละนโยบายเพื่อให้กิจการประสบความก้าวหน้าชนะคู่แข่งได้ กล่าวคือ ผู้บริหารทุกคนต้องการผู้ช่วยที่มีความสามารถช่วยแบ่งเบาภาระในการงาน ให้งานต่าง ๆ ดำเนินไปอย่างรวดเร็ว ราบรื่น ประสบความสำเร็จตามที่ผู้บริหารต้องการ และช่วยปฏิบัติงาน สำคัญ ๆ แทนผู้บริหารได้ตามความเหมาะสมและถูกต้องโดยไม่ต้องให้ผู้บริหารคอบสั่งการอยู่ตลอด
วัตถุประสงค์
1. เพื่อให้เห็นบทบาทและหน้าที่โดยรวมของงานเลขานุการ เพื่อให้ปฏิบัติหน้าที่ ในฐานะผู้ช่วยผู้บริหารอย่างมีประสิทธิภาพ
2. ชี้ให้เห็นปัญหาในงานเลขานุการและร่วมกันหาแนวทางแก้ไข จากสถานการณ์การทำงานที่เกิดขึ้นจริง
3. เพิ่มเทคนิคการสื่อสารทางธุรกิจเพื่อประสานงานกับหน่วยงานต่าง ๆ อย่างได้ผล
หัวข้อการฝึกอบรม
1. ความรู้เบื้องต้น สำหรับผู้ช่วยผู้บริหาร / เลขานุการ ที่จำเป็นต่อการทำงาน
– บทบาท หน้าที่ของ เลขานุการยุคใหม่
– ความรับผิดชอบในหน้าที่ (ต่อองค์กร และ ส่วนตัวของนาย)
– เลขานุการกับการสร้างภาพลักษณ์ที่ดี ของนาย / องค์กร / และตนเอง
– การแก้ปัญหาเฉพาะหน้าในสถานการณ์ต่าง ๆ
2. บุคลิกภาพที่จำเป็นของการเป็น ผู้ช่วยผู้บริหาร / เลขานุการ มืออาชีพ
3. การจัดเก็บเอกสาร…ระบบและเครื่องมือที่ช่วยสนับสนุนการทำงานในปัจจุบัน
4. เทคนิคการตรวจสอบ วิเคราะห์ คัดกรองเอกสารเข้า-ออก เพื่อการนำเสนอและส่งต่อ
5. การสื่อสารทางธุรกิจ และการทำงานร่วมกับผู้อื่นอย่างมีประสิทธิภาพ
– การสื่อสารและเจรจาทางธุรกิจเบื้องต้น
– การจดบันทึก / การโต้ตอบจดหมาย และเขียนข้อความการสื่อสารที่ได้ผล
– การใช้โทรศัพท์ทางธุรกิจ
– การต้อนรับและการนัดหมาย. … การทำตารางนัดและจัดลำดับความสำคัญของการนัดหมาย
– การจัดการประชุม
– บทบาทหน้าที่ของเลขานุการในการดำเนินการประชุม
– วิธีบันทึกและทำรายงานการประชุม
6. ศิลปะการครองใจคน
– เทคนิคการทำงานให้นายพอใจและประทับใจ
– การทำงานร่วมกับบุคคลอื่น…ศิลปะการประสานงานที่ดี
– มนุษย์สัมพันธ์เพื่อการทำงานที่ดีและมีความสุข
ผู้เข้าฝึกอบรม
– พนักงาน
– หัวหน้างาน
– ผู้จัดการ
ระยะเวลาการฝึกอบรม:
1 วัน (6 ชั่วโมง)
จำนวนผู้เข้ารับการฝึกอบรม:เวลา:
30 คน
วิธีการฝึกอบรม: บรรยาย 40% กิจกรรมการเรียนรู้ 60%
– เป็นการเรียนรู้แบบผู้ใหญ่ (Adult Learning) โดยผู้เรียนต้องเรียนรู้ด้วยตัวเอง และนำความรู้ที่ได้ไปใช้ในแนวทางของตัวเอง
– กิจกรรมการเรียนรู้
– การบรรยาย-สาธิต
– ระดมสมอง – เกมประกอบหลักสูตร – กิจกรรมกลุ่มสัมพันธ์
– การแสดงบทบาทสมมติ
– วิทยากรทำหน้าที่เพียงผู้อำนวยความสะดวกในการเรียนรู้ (Facilitator) ทำให้การพัฒนาเป็นไปตามธรรมชาติของผู้เรียนรู้นั้น ๆ
วิธีการประเมินผล
– จากแบบสอบถามและการสังเกต
– จากการสุ่มตัวอย่างทดสอบและทบทวนกลับ
– จากข้อมูลที่ได้รับและการติดตาม วิเคราะห์ประเมินผลจากนามธรรมสู่รูปธรรมจนเกิดประสิทธิผลสูงสุด