การบริหารงานเอกสารและจัดเก็บเอกสารเพื่อการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ
(Efficient Document Management and Document Storage)
หลักการและเหตุผล
ในปัจจุบันเอกสารในทางธุรกิจได้เพิ่มขึ้นอย่างมาก เนื่องจากการขยายตัวของธุรกิจ ในขณะเดียวกัน บริษัทต่าง ๆ ตั้งอยู่ท่ามกลางความคับแคบลงของพื้นที่สำนึกงาน ดังนั้น การจัดเก็บเอกสารอย่างเป็นระบบจึงมีความสำคัญอย่างยิ่ง นอกจากจะช่วยประหยัดในเรื่องเวลาแล้ว ยังช่วยลดพื้นที่สำนักงานที่มีราคาแพงลงได้ หรือนำพื้นที่ไปใช้ในการสร้างรายได้อื่น ๆ นอกจากนี้สำนักงานยุคไร้กระดาษเป็นสิ่งที่หลายธุรกิจมุ่งหวังไปสู่ให้ได้ แต่จะก้าวไปอย่างไร หรือ จะต้องทำอย่างไร หลักสูตรนี้มีคำตอบ
หลักสูตรนี้จึงได้พัฒนาขึ้นมาเพื่อให้พนักงานธุรการ เลขานุการ พนักงานบริการ และพนักงานขายที่มีเอกสารจำนวนมาก ได้เรียนรู้ทั้งเทคนิควิธีในการจัดเก็บเอกสารอย่างเป็นระบบ ทั้งการจัดเก็บเอกสารกระดาษ และเอกสารอิเลคโทรนิคส์ รวมทั้งเคล็ดลับอื่น ๆ ที่จะทำให้ผู้อบรมได้เข้าใจและสามารถประยุกต์ใช้ได้ด้วยตนเองเมื่อปฏิบัติงานจริง
วัตถุประสงค์
1. ให้ผู้เข้าฝึกอบรมได้ตระหนักถึงความสำคัญของการมีระบบการจัดเก็บเอกสารที่ได้มาตรฐาน
2. นำเสนอแนวทางและเทคนิคต่าง ๆ ในการจัดเก็บเอกสารอย่างถูกต้องเหมาะสมกับลักษณะงาน
หัวข้อการฝึกอบรม
1. ความจำเป็นและเป้าหมายของการบริหารงานเอกสาร
2. องค์ประกอบของการบริหารงานเอกสารและการจัดเก็บเอกสาร
3. ปัญหาและข้อผิดพลาดในการจัดเก็บเอกสาร
4. การจัดประเภทเอกสาร
5. ระบบการจัดเก็บเอกสาร
6. ขั้นตอนในการจัดเก็บเอกสารที่มีประสิทธิภาพ
7. ระบบการจัดเรียงแฟ้มเอกสาร
8. การจัดระบบการยืมแฟ้มเอกสาร
9. การจัดทำคู่มือการจัดเก็บเอกสาร
10. การโอนเอกสารและการทำลายเอกสาร
11. ความสำคัญของอายุเอกสารและกำหนดระยะเวลาในการจัดเก็บเอกสาร
ผู้เข้าฝึกอบรม
– พนักงาน
– หัวหน้างาน
– ผู้จัดการ
ระยะเวลาการฝึกอบรม:
1 วัน (6 ชั่วโมง)
จำนวนผู้เข้ารับการฝึกอบรม:เวลา:
30 คน
วิธีการฝึกอบรม: บรรยาย 40% กิจกรรมการเรียนรู้ 60%
– เป็นการเรียนรู้แบบผู้ใหญ่ (Adult Learning) โดยผู้เรียนต้องเรียนรู้ด้วยตัวเอง และนำความรู้ที่ได้ไปใช้ในแนวทางของตัวเอง
– กิจกรรมการเรียนรู้
– การบรรยาย-สาธิต
– ระดมสมอง – เกมประกอบหลักสูตร – กิจกรรมกลุ่มสัมพันธ์
– การแสดงบทบาทสมมติ
– วิทยากรทำหน้าที่เพียงผู้อำนวยความสะดวกในการเรียนรู้ (Facilitator) ทำให้การพัฒนาเป็นไปตามธรรมชาติของผู้เรียนรู้นั้น ๆ
วิธีการประเมินผล
– จากแบบสอบถามและการสังเกต
– จากการสุ่มตัวอย่างทดสอบและทบทวนกลับ
– จากข้อมูลที่ได้รับและการติดตาม วิเคราะห์ประเมินผลจากนามธรรมสู่รูปธรรมจนเกิดประสิทธิผลสูงสุด