การจัดทำแบบบรรยายลักษณะงาน เพื่อการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ
(Job Description Development)
หลักการและเหตุผล
เมื่อต้องการมีตำแหน่งงานใดสักตำแหน่งงานหนึ่งสำหรับปฏิบัติงานให้บรรลุผลสำเร็จตามที่คาดหวัง องค์กรจำเป็นต้องมีแบบบรรยายลักษณะงาน หรือเรียกโดยว่า JD เป็นเครื่องมือ สำหรับกำหนดบทบาทหน้าที่ และความรับผิดชอบ สายการบังคับบัญชา ผลสัมฤทธิ์ของงาน ตลอดจนคุณสมบัติของผู้ครองตำแหน่งไวิใน เบื้องด้นก่อนที่จะสรรหาและคัดเลือกบุคคลเข้าสู่ตำแหน่ง
แบบบรรยายลักษณะงานนั้นเป็นทั้งเครื่องมือสำหรับเพื่อใช้วางแผนการทำงาน กำกับและควบคุมการทำงาน ประเมินค่าของงาน และใช้สำหรับประเมินผลการปฏิบัติงานของผู้ที่ดำรงตำแหน่ง การจัดทำแบบบรรยายลักษณะงานที่ไม่ชัดเจนและครบถ้วน นอกจากจะส่งผลเลียโดยตรงต่อผู้ปฏิบัติงาน และผู้บังคับบัญชา เพราะไม่สามารถปฏิบัติงานได้ครบถ้วน และไม่ทราบว่าจะติดตามงานอะไรแล้ว ยังส่งผลเสียอย่างมากต่อองค์กรทั้งในแง่ของเวลา และค่าใช้จ่ายด้านพนักงานที่สูญเสียไปอย่างไม่สมเหตุสมผล ดังนั้นจึงจำเป็นอย่างยิ่งที่ผู้ปฏิบัติงานที่เกี่ยวข้องจะต้องทำความเข้าใจ และฝึกปฏิบัติจัดทำแบบบรรยายลักษณะงานจนเกิดความชำนาญ ซึ่งหลักสูตรอบรมนี้มีวัตถุประสงค์เพื่อประโยชน์ดังกล่าว
วัตถุประสงค์
1. เพื่อให้ผู้เข้าอบรมมีความรู้ความเข้าใจเกี่ยวกับวิธีการจัดทำแบบบรรยายลักษณะงานที่ถูกต้อง ชัดเจน และครบถ้วน สามารถนำเครื่องมือดังกล่าวไปใช้สำหรับพัฒนาระบบบริหารทรัพยากรมนุษย์ในส่วนอื่น ๆ ได้ต่อไป
2. เพื่อให้ผู้เข้าอบรมได้ฝึกปฏิบัติจัดทำแบบบรรยายลักษณะงานจนเกิดความชำนาญ ถูกหลักวิชาการ และมีข้อมูลที่จำเป็นครบถ้วน
3. เพื่อให้ผู้เข้าอบรมสามารถนำแนวคิดและหลักการเกี่ยวกับการจัดทำแบบบรรยายลักษณะงานไปสอนต่อหรือจัดทำแบบบรรยายลักษณะงานตำแหน่งงานอื่น ๆ ในองค์กรได้อย่างถูกต้องครบถ้วนได้ด้วยตนเอง
4. เพื่อให้ผู้เข้าอบรมได้แลกเปลี่ยนเรียนรู้กับผู้เชี่ยวชาญ รวมถึงได้รับฟ้งข้อท้วงติง ข้อคิด ข้อควรระวัง สำหรับนำไปใช้ในการจัดทำแบบบรรยายลักษณะงานได้อย่างถูกต้อง
หัวข้อการฝึกอบรม
1. กระบวนการบริหารทรัพยากรมนุษย์สมัยใหม่
2. เหตุผลและความจำเป็นที่ต้องมีแบบบรรยายลักษณะงาน
3. ความเชื่อมโยงระหว่างแบบบรรยายลักษณะงานกับการบริหารทรัพยากรมนุษย์
4. ความแตกต่างระหว่างการเขียนแบบ JD และ RP
5. เรียนรู้แบบฟอร์มบรรยายลักษณะงานที่ถูกต้องและไม่ถูกต้อง
6. ที่มาของข้อมูลสำหรับแบบบรรยายลักษณะงาน และข้อดี-ข้อเสียในแต่ละแหล่ง
7. ขั้นตอนการจัดทำแบบบรรยายลักษณะงาน
8. เทคนิคการเขียน Functional Jobs และ Role Jobs
9. การเขียนความสัมพันธ์ในการปฏิบัติงานกับหน่วยงานอื่น
10. วิธีการเขียนโครงสร้างองค์กร
11. วิธีการกำหนดความยาก-ง่ายของงาน
12. การกำหนดคุณสมบัติพื้นฐานของผู้ดำรงตำแหน่ง (job specification) เช่น วุฒิการศึกษา ประสบการณ์ สมรรถนะ และคุณสมบัติพิเศษอื่น ๆ
13. คุณลักษณะของแบบบรรยายลักษณะงานที่ดี
14. วิธีการตรวจสอบคุณภาพของแบบบรรยายลักษณะงานที่จัดทำขึ้นด้วยตนเอง
15. ตัวอย่างของคำบรรยายลักษณะงานในอุตสาหกรรมการผลิตขึ้นส่วนรถยนต์
16. ถาม & ตอบ
ผู้เข้าฝึกอบรม
– พนักงาน
– หัวหน้างาน
– ผู้จัดการ
ระยะเวลาการฝึกอบรม:
1 วัน (6 ชั่วโมง)
จำนวนผู้เข้ารับการฝึกอบรม:
30 คน
วิธีการฝึกอบรม: บรรยาย 40% กิจกรรมการเรียนรู้ 60%
– เป็นการเรียนรู้แบบผู้ใหญ่ (Adult Learning) โดยผู้เรียนต้องเรียนรู้ด้วยตัวเอง และนำความรู้ที่ได้ไปใช้ในแนวทางของตัวเอง
– กิจกรรมการเรียนรู้
– การบรรยาย-สาธิต
– ระดมสมอง – เกมประกอบหลักสูตร – กิจกรรมกลุ่มสัมพันธ์
– การแสดงบทบาทสมมติ
– วิทยากรทำหน้าที่เพียงผู้อำนวยความสะดวกในการเรียนรู้ (Facilitator) ทำให้การพัฒนาเป็นไปตามธรรมชาติของผู้เรียนรู้นั้น ๆ
วิธีการประเมินผล
– จากแบบสอบถามและการสังเกต
– จากการสุ่มตัวอย่างทดสอบและทบทวนกลับ
– จากข้อมูลที่ได้รับและการติดตาม วิเคราะห์ประเมินผลจากนามธรรมสู่รูปธรรมจนเกิดประสิทธิผลสูงสุด